Digitale Lieferscheine

Paperless

Mit der Paperless-Funktion werden Lieferscheine der Großhändler ab Oktober 2026 ausschließlich digital bereitgestellt. Ein Ausdruck der Lieferscheine in Papierform entfällt.

Die AVS ordnet die digitalen Lieferscheine automatisch den ausständigen Lieferungen bzw. den offenen Bestellungen zu. Optional können zusätzlich Informationen wie Liefermenge, Lieferpreis sowie Ablaufdatum automatisch übernommen werden.

Alle vom Großhändler bereitgestellten Dokumente, wie z. B. Lieferscheine oder Suchtgiftnachweise, werden automatisch bei der jeweiligen Lieferung und Bestellung gespeichert und können jederzeit eingesehen werden.

Zusätzlich können eigene Dokumente direkt bei Lieferungen oder Bestellungen hinterlegt werden. Dadurch stehen alle relevanten Unterlagen zentral in der AVS zur Verfügung und die Dokumentation erfolgt vollständig digital.

Die Paperless-Funktion steht ab Oktober 2026 allen Apotheken mit dem modernisierten Bestellmodul zur Verfügung.

FAQ's

Was sind digitale Lieferscheine in AVS Plus?

AVS Plus ruft Lieferscheine und weitere vom Großhandel bereitgestellte Dokumente digital ab. Die PDF-Dateien und die dazugehörigen strukturierten Daten werden gespeichert und - wenn möglich - automatisch der passenden Bestellung bzw. Lieferung zugeordnet.

Muss ich die Funktion für digitale Lieferscheine selbst aktivieren?

Nein. Die Funktion wird im Zuge des Rollouts automatisch für die Apotheken aktiviert. Die Information zur Umstellung erfolgt über die vorgesehenen Kommunikationskanäle.

Wie oft werden neue Lieferscheine abgerufen?

AVS prüft standardmaessig etwa alle 30 Minuten, ob neue Dokumente beim Großhandel verfügbar sind. Dabei werden auch rückwirkende Zeitraeume berücksichtigt, damit später bereitgestellte Dokumente noch abgeholt werden.

Wo finde ich die digitalen Lieferscheine?

Die Dokumente können insbesondere in der Warenannahme und bei bereits zugebuchten bzw. abgeschlossenen Lieferungen aufgerufen werden. Im Dokumentendialog werden zugeordnete und weitere verfügbare Dokumente angezeigt.

Werden die Lieferscheine dauerhaft gespeichert?

Ja. Die PDF-Dateien und die strukturierten Daten werden in der AVS-Datenbank gespeichert und bleiben mit der jeweiligen Lieferung bzw. Bestellung verknuepft. Im Webinar wurde eine Speicherung von mindestens sieben Jahren genannt.

Kann ich die Lieferscheine zusätzlich in einem eigenen Ordner speichern?

Ja. In den Applikationseinstellungen kann für das modernisierte Bestellmodul ein zusätzlicher Speicherpfad hinterlegt werden. Die PDFs werden dann neben der Speicherung in der Datenbank auch in diesem Ordner abgelegt.

Kann ich einen Lieferschein ausdrucken?

Ja. Öffnen Sie den Lieferschein im Dokumentendialog und verwenden Sie die Druckfunktion in der PDF-Anzeige.

Welche Großhändler stellen digitale Lieferscheine bereit?

Im Webinar vom 09.09.2026 wurden Herba, Phoenix, Jacoby und Richter als angebundene Großhändler genannt. Welche Dokumenttypen im Detail geliefert werden, kann je Großhändler unterschiedlich sein.

Was mache ich, wenn ein Lieferschein nicht automatisch zugeordnet wurde?

Öffnen Sie im Dokumentendialog die nicht zugeordneten bzw. alle Dokumente und ordnen Sie den Lieferschein manuell der passenden Bestellung zu. Wenn ein erwarteter Lieferschein gar nicht vorhanden ist, muss geprüft werden, ob der Großhandel das Dokument über die Schnittstelle bereitgestellt hat.

Kann ich einen Lieferschein manuell anlegen?

Ja. Über die Funktion zum Hinzufuegen kann ein eigener Lieferschein angelegt werden. Zusätzlich kann ein vorhandenes PDF als Dokument hinterlegt werden. Das ist z. B. bei Lieferscheinen sinnvoll, die nicht über die Großhandelsschnittstelle geliefert werden.

Kann ich einen digital vom Großhandel gelieferten Lieferschein bearbeiten?

Die vom Großhandel über die Schnittstelle gelieferten Belegdaten werden nicht direkt verändert. Selbst angelegte Lieferscheine können hingegen bearbeitet werden.

Werden Ablaufdaten automatisch übernommen?

Ja, sofern der Großhandel Ablaufdaten in den strukturierten Daten liefert. Werden beim physischen Scan andere Ablaufdaten erkannt, werden die gescannten Daten für die Warenannahme verwendet.

Was passiert, wenn ein Artikel in mehreren Chargen bzw. mit mehreren Ablaufdaten geliefert wird?

Wenn der Großhandel mehrere Ablaufdaten übermittelt, können diese im System entsprechend angezeigt bzw. übernommen werden.

Werden Lieferpreise und Rabatte übernommen?

AVS kann den vom Großhandel gemeldeten Lieferpreis übernehmen. Die im Lieferschein enthaltenen Konditionen bzw. Rabatte sind damit im übermittelten Lieferpreis berücksichtigt.

Was mache ich, wenn weniger Ware geliefert wurde als bestellt?

Tragen Sie die tatsächlich gelieferte Menge ein. Beim Zubuchen der Lieferung wird die Abweichung erkannt und Sie können festlegen, was mit der Differenz passieren soll, z. B. Stornierung oder Verschieben in die WAFO.

Wie wird eine spätere Nachlieferung behandelt?

Wurde die Fehlmenge in die WAFO verschoben, kann sie bei der späteren Nachlieferung wieder übernommen und dem neuen Lieferschein zugeordnet werden.

Werden Fehlmengen automatisch an den Großhandel gemeldet?

Nein. Eine automatische Rückmeldung von Fehlmengen an den Großhandel ist derzeit nicht Teil des digitalen Lieferscheinprozesses.

Werden Rechnungen und Gutschriften ebenfalls digital übermittelt?

Nein. Der beschriebene Prozess betrifft die vom Großhandel bereitgestellten Lieferschein- und Begleitdokumente. Rechnungen und Gutschriften werden derzeit nicht über diese Funktion digital bereitgestellt.

Wie kann ich Lieferscheine mit der Sammelrechnung vergleichen?

Der Abgleich erfolgt derzeit manuell. Die Lieferscheine können bei den abgeschlossenen Lieferungen aufgerufen werden. Zusätzlich ist ein Export bzw. Ausdruck der Lieferscheinnummern, Lieferwerte und Daten vorgesehen, um den Vergleich zu erleichtern.

Muss ich digitale Lieferscheine für die Aufbewahrung weiterhin ausdrucken?

Laut Auskunft im Webinar ist die digitale Aufbewahrung ausreichend, sofern die Dokumente wieder aufgerufen werden können. AVS speichert die Dokumente in der Datenbank; im Webinar wurde eine Aufbewahrung von mindestens sieben Jahren genannt. Bei speziellen Dokumenttypen oder Vorgaben einzelner Großhändler kann weiterhin ein Ausdruck erforderlich sein.

Wie werden Suchtgift- bzw. weitere Begleitdokumente behandelt?

Wenn der Großhandel diese Dokumente digital bereitstellt, werden sie im Dokumentendialog zur Lieferung angezeigt. Je nach Großhändler kann die konkrete Dokumentart unterschiedlich umgesetzt sein; einzelne Dokumente müssen gegebenenfalls weiterhin ausgedruckt bzw. unterschrieben werden.

Was gilt für Deutschlandware?

Lieferscheine zu deutschen Artikeln werden laut aktuellem Stand nicht über dieselbe Großhandelsschnittstelle übertragen. Bis zu einer weitergehenden Lösung können solche Lieferscheine manuell angelegt und bei Bedarf als PDF hinterlegt werden.

Wie werden Überweiser-Lieferscheine behandelt?

Der Großhandel kennzeichnet Überweiser-Lieferscheine in den übermittelten Daten, damit AVS diese erkennen und der passenden Bestellung zuordnen kann. Diese Funktion befand sich zum Zeitpunkt des Webinars vom 09.09.2026 noch in der laufenden Erprobung.

Unter welchem Namen werden die PDF-Dateien gespeichert?

Die Dateibezeichnung wird vom Großhandel vorgegeben. Als wesentlicher Bestandteil wurde im Webinar die Lieferscheinnummer genannt.